Comment réaliser un brief agence ?

Vous avez décidé de faire appel à une agence pour réaliser votre projet digital ?

Qu’ils s’agissent par exemple de la refonte de votre ERP ou de la création de votre site internet, vous devrez communiquer un brief aux agences présélectionnées. Un brief est indispensable pour que vous puissiez exprimer vos besoins, vos attentes et vos contraintes auprès du prestataire. Il nécessite évidemment que vous ayez bien réfléchi en amont au projet.

Aussi, comment rédiger ce fameux document écrit, point d’ancrage de votre projet digital ?

Nous verrons dans ce post, quels sont les 6 points à aborder pour réaliser un brief agence :

1/ Présentation de l’entreprise

Ecrivez un pitch de présentation qui expliquera à votre interlocuteur qui vous êtes :

MARCHE

Produits & services : que proposez-vous ?
Votre position : leader, challenger… ?
Périmètre d’activité : local, régional, national, international ?

ENTREPRISE

Votre structure : CA, effectif ? TPE, PME, GE… ?
Vos valeurs entreprise ?

CIBLES

Qui sont vos clients ?
Vos utilisateurs ? En somme, à qui vous adressez-vous ?

CONCURRENCE

Qui sont vos concurrents ?
Leur position : leader, challenger … ?

2/ Contexte du projet

Ce projet arrive dans un contexte bien précis. Dans cette partie, vous relatez ce qui a été fait auparavant, et pourquoi cela n’a pas ou ne marche plus. Quelle est votre problématique ?

Le contexte indique en fait l’élément déclencheur au démarrage du changement digital. Prenons l’exemple d’une entreprise qui fonctionne depuis 15 ans avec le même ERP. Or, elle se rend compte de l’obsolescence plus que grandissante de son ERP à cause de bugs à répétition. Elle sait qu’il est temps à présent pour elle, de changer de solution digitale : elle a besoin d’un nouvel ERP.

Expliquer votre contexte, c’est exprimer vos besoins, c’est répondre à la question Quoi ?

3/ Objectifs attendus

Qu’attendez-vous de ce projet ? A-t-il pour but de développer votre visibilité ? D’améliorer la productivité d’un service en particulier ? De simplifier la communication interne ? etc…Soyez le plus précis et si possible, quantifiez vos attentes.

Exprimez aussi de façon très concrète, la mission confiée à l’agence. Quelles sont les tâches que vous externalisez dans le projet ? Lesquelles resteront en interne ?

4/ Cadrage

Cette partie vous permettra de dresser la liste de vos contraintes à respecter. Listez-les bien. Elles sont indispensables, et vont définir le paramétrage du projet.

Elles peuvent être d’ordre technique, fonctionnelle, légale, humaine ou tout simplement préférentielle. Cela peut être par exemple, ce que vous aimez et au contraire, ce que vous ne voulez pas pour ce projet.

5/ Délais à respecter

Comme dans tout projet, il y a besoin de définir un calendrier :

– pour quand souhaitez-vous un retour de l’agence par rapport au brief ?

– quelle est la date de livraison voulue pour le projet final ? Ici, nous ne sommes pas bien sûr au jour près. Un ordre d’idée suffit.

6/ Budget dédié

Cette donnée essentielle va permettre à l’agence de vous proposer une solution qui cadrera avec votre budget.

Pour conclure, réaliser un brief agence permettra aux prestataires sollicités d’avoir une compréhension claire de votre projet. Ils pourront alors vous présenter un cahier des charges, à la hauteur de vos attentes, qui répond à vos besoins et prend en compte vos contraintes. Ce sera donc un gain de temps pour toutes les parties, car chacun peut avancer correctement, sans manque d’information. En bref, soyez exhaustif et transparent dans vos demandes. Vous avez tout à y gagner.

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