Comment savoir qu'il est temps de changer d'ERP ?

L’ERP ou en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) permet de gérer les processus d’une entreprise.

Qu’il s’agisse par exemple, des ressources humaines, de la gestion comptable et financière, de l’approvisionnement ou encore des ventes, toutes les fonctions nécessaires au sein d’une entreprise peuvent être pilotées grâce à un ERP. Il est en fait l’allié indispensable à la bonne marche de votre société. C’est pourquoi, il se doit d’être toujours le plus performant possible afin de remplir parfaitement son rôle.

Ainsi, comment être sûr que son ERP est bien efficace ? Autrement dit, comment savoir qu’il est temps de changer d’ERP pour rester toujours compétitif ?

Dans le but de répondre à cette interrogation, voici les 5 signes auxquels être attentif :

1 – L’ergonomie – UX design

Tout outil informatique quel qu’il soit, se doit d’offrir une expérience utilisateur optimale. En effet, un manque d’ergonomie et de facilité d’utilisation peut avoir des impacts négatifs :

Désintérêt des utilisateurs pour l’outil
Difficulté d’utilisation de l’ERP

Le taux d’utilisation de l’ERP peut alors en souffrir.

2 – Des besoins insatisfaits

On peut également se rendre compte assez vite qu’un outil est dépassé, lorsque celui-ci ne satisfait pas à tous les besoins actuels. En effet, des fonctionnalités peuvent tourner au ralenti. Prenons le cas d’une extraction de données pour laquelle il faut attendre 20 minutes. Cela vous rappelle un mauvais souvenir ?

D’autres peuvent aussi manquer, et vos utilisateurs commencent alors à pallier ces besoins, en se tournant vers des systèmes D. Un exemple frappant : avez-vous déjà utilisé un fichier Excel pour réaliser une action qui aurait dû être faite sur un ERP, si celui-ci avait été efficace ?

3 – Un manque d’adaptabilité

Toute entreprise évolue au fil du temps. Que l’évolution soit interne comme une évolution d’activité, ou encore un remaniement de la structure de l’entreprise. Qu’elle soit externe, comme par exemple une évolution de la législation de votre secteur d’activité. C’est pour cela que votre ERP doit être en mesure d’évoluer en même temps, il doit faire preuve d’adaptabilité. En conséquence, si ce n’est pas le cas de votre ERP, c’est qu’il est temps de passer à une autre solution.

4 – Un coût de maintenance élevé

Un contrat de maintenance est avant tout nécessaire pour résoudre les bugs qui ne peuvent être résolus par vos services internes, ainsi que procéder à des évolutions mineures de l’application. Mais si vous avez besoin de plus en plus de recourir à de la maintenance pour régler des pannes à répétition, et donc faire « survivre » votre ERP, il s’agit là d’un signe évident de son obsolescence.

5 – L’hétérogénéité de votre système d’information

Votre entreprise utilise plusieurs applications, cependant elles ne communiquent pas entre elles. Cela peut être alors source d’erreurs dans les missions quotidiennes des utilisateurs ou entraîner une redondance des données et des actions. Prenons pour exemple des ventes ratées, car la gestion des stocks et la gestion commerciale sont gérées sur deux outils différents.

En conclusion, l’objectif de l’ERP est de vous faire gagner du temps, d’améliorer votre productivité, et donc de vous apporter un gain financier. Grâce à ces 5 signes, vous saurez qu’il est temps de réfléchir à une nouvelle solution de progiciel. Quoi qu’il en soit, restez à l’écoute de vos utilisateurs, car ils vous renverront les échos sur la qualité de votre ERP.

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